Документооборот по периоду

После начала обучения, федеральному оператору и образовательному партнеру необходимо согласовать документы по периоду для его успешного закрытия. В этой статье мы вам расскажем об этом процессе.

Документооборот по периоду

Документооборот по периоду производится во вкладке Документы выбранного вами потока.

Содержание вкладки:

1. Журнал документов о квалификации

2. Цифровой след

3. Акт 70%

4. Отчет о занятости

5. Фильтр по документам

Более подробно о работе с каждым из документов вы сможете узнать ниже в статье.

Журнал документов о квалификации

Журнал документов о квалификации загружается со стороны образовательного партнера в виде pdf-файла.

Загруженный со стороны ОП файл выглядит следующим образом:

Цифровой след

Цифровой след - это доказательство посещения курса учеником и его прогресса прохождения.

Цифровой след загружается со стороны образовательного партнера после подтверждения задания на поток и прохождения обучения слушателями. Файл загружается только в формате rar или zip.

Загруженный цифровой след выглядит следующим образом:

Акт периода

Акт периода - это документ, на основании которого выплачиваются денежные средства за обучение слушателя.

Акт 70% - это первичный акт, на основании которого выплачивается 70% от стоимости обучения после окончания курса слушателями.

Отчет о трудоустройстве - это документ, доказывающий трудоустройство граждан после прохождения курса.

Акт 30% - это акт, на основании которого выплачивается оставшиеся 30% от стоимости обучения, исключительно за трудоустроенных граждан прошедших обучение.

Информацию по каждому из этих документов вы можете узнать ниже в статье.

Акт 70%

Акт 70% имеет статус Ожидает прикрепления документов до того как образовательный партнер прикрепил цифровой след и журнал.

После того как все необходимые документы были загружены в систему, акт получает статус Готов к генерации ОП. Когда акт получит этот статус, ОП может выпустит акт в Atlas.

После генерации акта, в статусе Ожидает прикрепления исходников ОП, ОП прикрепляет оригиналы документов, затем Акт 70% будет иметь статус Ожидает утверждение исходников ФО (На этом этапе возможность работы с ЦС и Журналом недоступна) .

Если Федеральный оператор отклонит исходники по Акту 70%, он будет иметь статус Готов к перегенерации ОП.

Процесс отклонения или подтверждения документов образовательного партнера, выглядит следующим образом:

1. Перейдите во вкладку Документы нужного вам периода

2. Проверьте прикрепленные образовательным партнером документы в разделе Акт 70%

3. Нажмите на кнопку Отклонить или Подтвердить

   1. Если вы отклонили документы, в открывшемся окне оставьте комментарий, который получит образовательный партнер и нажмите кнопку Отправить.

Если Федеральный оператор принимает документы, он будет иметь статус Ожидает прикрепления оригиналов ОП. В этом статусе ОП необходимо прикрепить подписанный исходник акта 70%, ИАО (прикрепляется в виде Zip-архива до 4 ГБ), Счет и Данные о доставке. После того как ОП прикрепил необходимые документы и данные о доставке, Акт 70% будет иметь статус Ожидает утверждения оригиналов ФО.

Генерация ИАО

Для генерации Итогового аналитического отчета необходимо выполнить несколько простых действий:

1. Перейдите во вкладку Документы нужного вам периода

2. Нажмите на специальный знак ↓, рядом с просмотром изменений

3. В открывшемся меню выберите Итоговый аналитический отчет

Итоговый аналитический отчет сгенерирован и готов к дальнейшей работе

Рассмотрим процесс прикрепления необходимых документов ФО:

1. Перейдите во вкладку Документы нужного вам периода

2. Нажмите на кнопку Прикрепить в разделе Акт 70%

3. В открывшимся окне прикрепите файлы, введите данные и нажмите кнопку Готово:

   1. Подписанный исходник акта 70%

   2. Квитанция об оплате

   3. Введите данные: Служба доставки, Трек-Номер, Дата отправки

После того как ФО прикрепил необходимые документы и данные о доставке, Акт 70% будет иметь статус Зарегистрирован.

Статусная модель Акта 70%

Статус	Условие
Ожидает прикрепления документов	Цифровой след и Журнал документов о квалификации не добавлены в документы периода
Готов к генерации ОП	Цифровой след и Журнал документов о квалификации добавлены в документы периода ОП не сгенерировал Акт 70%
Ожидает прикрепления исходников ОП	ОП сгенерировал Акт 70% ОП не прикрепил исходные документы акта и данные о доставке
Ожидает утверждения исходников ФО (Возможность работы с ЦС и Журналом недоступна)	ОП сгенерировал Акт 70% ОП прикрепил документы акта и данные о доставке ФО не отклонял и не принимал документы
Готов к перегенерации ОП	ОП прикрепил документы документы акта и данные о доставке ФО отправил документы ОП на доработку
Ожидает прикрепления оригиналов ОП	ОП прикрепил документы ФО утвердил исходники документов ОП не прикрепил оригиналы подписанный исходник акта 70%, ИАО, Счет и Данные о доставке
Ожидает утверждения оригиналов ФО	ОП прикрепил документы ФО утвердил исходники документов ОП прикрепил оригиналы подписанный исходник акта 70%, ИАО, Счет и Данные о доставке
Ожидает исправления оригиналов ОП	ОП прикрепил документы ФО утвердил исходники документов ОП прикрепил оригиналы подписанный исходник акта 70%, ИАО, Счет и Данные о доставке ФО отклонил оригиналы ОП
Ожидает прикрепления оригиналов ФО	ОП прикрепил документы акта и данные о доставке ФО принял документы ОП ФО не прикрепил подписанные оригиналы
Зарегистрирован	ФО принял документы ОП ФО прикрепил подписанные документы и данные о доставке оригинала

Отчет о трудоустройстве

Отчет о трудоустройстве - это документ, на основе которого закрывается акт о выплате оставшихся 30% стоимости обучения образовательной организации.

Прежде чем Формировать отчет о трудоустройстве, необходимо в заявке слушателя отметить факт его трудоустройства, нажав на кнопку Подтвердить.

После этого, если Акт 70% имеет статус Зарегистрирован, то ФО может сформировать отчет о трудоустройстве в соответствующем объединённом периоде обучения.

Добавить отчет о трудоустройстве вы можете следующим образом:

1. Перейдите на вкладку Документы нужного вам потока

2. Кликните на кнопку + Добавить

3. В открывшемся окне введите следующие параметры:

   1. Дату отчета

   2. Номер (уникальный для каждого отчета)

   3. В заявках, выберите слушателей, которые будут включены в отчет

   4. Нажмите на кнопку Добавить отчет

4. В поле отчета кликните на знак ↓ и скачайте сгенерированный файл с отчетом о трудоустройстве

5. После подписания сгенерированного документа, нажмите на знак Прикрепить, для загрузки файла

Номер О/88-1/ХХХ отчета уникальный в рамках одного ОП, где вводится вручную:

О - отчет

88 - номер договора

1 - номер задания

ХХХ - поле для ввода типа число

Таким образом отчет о трудоустройстве успешно загружен.

Статусная модель Отчета о трудоустройстве

Статус	Условие
Не прикреплен	ФО прикрепил документы и данные о доставке оригинала Акта 70% ФО не прикрепил Отчет о трудоустройстве
Прикреплен	ФО прикрепил документы и данные о доставке оригинала Акта 70% ФО прикрепил Отчет о трудоустройстве

Акт 30%

Акт 30% - это документ на основании которого выплачиваются оставшиеся денежные средства после трудоустройства слушателя.

После загрузки отчета о трудоустройстве со стороны Федерального оператора, Акт 30% будет иметь статус Не прикреплен. Акт 30% создается и прикрепляется со стороны Федерального оператора.

Процесс создания Акта 30% выглядит следующим образом:

1. Перейдите во вкладку Документы нужного вам периода

2. Нажмите на кнопку Добавить

3. Выберите Акт 30%

4. В открывшемся окне необходимо указать номер Акта 30%, выбрать необходимые отчеты о трудоустройстве и нажать кнопку Готово

После создания и прикрепления Акта 30% на платформу статус Акта 30% будет В работе ФО. Следующим шагом ФО необходимо загрузить исходник Акта 30%.

Прикрепить документ по Акту 30% со стороны Федерального оператора можно следующим образом:

1. Перейдите на вкладку Документы нужного вам периода

2. Кликните на кнопку Прикрепить документы в разделе Акт 30%

3. В открывшемся окне необходимо прикрепить исходник акта

Как только Федеральный оператор прикрепит исходник Акта 30% и отправит эти данные Образовательному Партнеру, Акт будет иметь статус В работе ОП, и сотрудники образовательной организации будут иметь возможность отправить документы Федеральному оператору, который отправляет на доработку или принимает документы образовательного партнера. После внесения данных со стороны обучающей организации, Акт 30% будет иметь статус Ожидает утверждения ФО.

Если Федеральный оператор отклонит документы по Акту 70%, он будет иметь статус На исправлении ОП.

Процесс отклонения или принятия документов образовательного партнера, выгляди следующим образом:

1. Перейдите во вкладку Документы нужного вам периода

2. Проверьте прикрепленные образовательным партнером документы в разделе Акт 30%

3. Нажмите на кнопку Отправить на исправление или Подтвердить

   1. Если вы отклонили документы, в открывшемся окне оставьте комментарий, который получит образовательный партнер и нажмите кнопку Отправить

После подтверждения документов ОП со стороны Федерального оператора Акт 30% будет иметь статус Ожидает документов ФО.

Процесс внесения данных по документу выглядит следующим образом:

1. Перейдите на вкладку Документы нужного вам периода

2. Кликните на кнопку Прикрепить в разделе Акт 30%

3. В открывшемся окне необходимо прикрепить документы, указать данные о доставке оригиналов и нажать кнопку Готово:

   1. Подписанный скан акта с двух сторон

   2. Квитанция об оплате

   3. В Доставке оригиналов необходимо вписать: Службу доставки, Трек-Номер и Дату доставки

Как только ФО внесет документы и данные о доставке и отправит их ОП, Акт 30% будет иметь статус Зарегистрирован.

Статусная модель Акта 30%

Статус	Условия
Не прикреплен	ФО прикрепил Отчет о трудоустройстве ФО не создал Акт 30%
В работе ФО	ФО создал Акт 30% ФО не прикрепил Исходник акта и не отправил данные ОП
В работе ОП	ФО прикрепил Исходник акта и отправил данные ОП ОП не прикрепил документы и данные о доставке
Ожидает утверждение ФО	ОП прикрепил документы и данные о доставке ФО не принял и не отклонил документы
На исправлении ОП	ОП прикрепил документы и данные о доставке ФО отправил документы ОП на доработку
Ожидает документов ФО	ОП прикрепил документы и данные о доставке ФО принял документы ОП ФО не прикрепил документы к Акту: Подписанный Акт 30%, Квитанцию об оплате и данные о доставке ФО не отправил данные ОП
Зарегистрирован	ФО прикрепил документы к Акту: Подписанный Акт 30%, Квитанцию об оплате и данные о доставке ФО отправил данные ОП